Managementul documentelor in sistemul CRM

Doar cine n-a lucrat un minut in viata lui poate sa spuna, cu mana pe inima, ca nu i s-a intamplat sa caute un banal document zeci de minute. In rest, cu totii am patit-o, sa recunoastem.

Si este cel mai aiurea timp irosit intr-o zi, sa cauti in dosare, in foldere, pe calculator, in emailuri vechi, un document. Sa stai sa te holbezi pe pereti, si tot este mai bine decat sa acumulezi frustrari cautand un document.

Managementul centralizat al documentelor de vanzari si de relatii cu clientii este unul din beneficiile simple si eficiente ale implementarii softurilor CRM (Customer Relationship Management). O data pentru totdeauna scapi de bataia de cap a pastrarii, protejarii si gasirii documentelor interne. Secretul este sa creezi si o mica procedura interna de salvare a tuturor documentelor in CRM.

Documente de vanzari, sabloane si prezentari

Sunt trei tipuri principale de documente si fisiere generate cu ajutorul aplicatiilor CRM:

  • Documente de vanzari trimise clientilor, pentru care vrei sa pastrezi in CRM o copie. Sa ne imaginam urmatorul scenariu: La un moment dat vrei sa accesezi toate ofertele trimise de catre un agent de vanzari clientilor lui. Daca agentul de vanzari avea in procedura de lucru obligativitatea de a atasa in sistemul CRM ofertele trimise, atunci le vei gasi usor. Daca nu, este mult mai greu sa gasesti documentul cautat, tine de buna organizare a agentului de vanzari.
  • Sabloane de documente ce trebuie utilizate. Sabloane de contracte; Sabloane de fise clienti; Sabloane de oferta; Sabloane de formulare si raspunsuri la emailuri… daca folosesti in activitatea ta de zi cu zi sabloane (template-uri) dupa diferite documente, sistemul CRM este locul in care trebuie sa stochezi aceste fisiere originale. Cei interesati le descarca, le folosesc si eventual ataseaza noua trimitere.
  • Prezentari si alte materiale de marketing. Oamenii de vanzari folosesc diferite documente in activitatea lor, fie pentru a le arata clientilor la intalniri de prezentare, fie pentru a le trimite prin email. Ori fiecare agent de vanzari isi gestioneaza singur aceste documente, ori, mai bine, organizezi un sistem centralizat de administrare a documentelor. Elimini situatia in care un agent solicita disperat un anume documente pe care nu il mai gaseste. Toate fisiere sunt stocate pe foldere, protejate prin parole si, mai important, te asiguri ca acolo stochezi cea mai noua versiune pentru fiecare document in parte.
Oferte, Contracte, Prezentari, Schite, Propuneri, Raspunsuri la email-uri, Reclame, Studii de caz, Minute, Referinte, Formulare, Grile preturi
Managementul documentelor folosind un sistem CRM

Pe langa documentele incarcate de utilizatori in CRM, cum sunt cele enumerate mai sus, in soft CRM stochezi si fisierele generate direct din aplicatie. In cazul in care sistemul CRM este capabil sa genereze documentele de oferta, de contract sau de alte tipuri, acestea vor fi implicit salvate in sistem.

Documente & Departamente

Departamentele in care se folosesc sistemele CRM: vanzari, comercial, marketing sau client-service

Ce departamente isi organizeaza documentele folosind sistemul CRM? Toate departamentele care au legatura cu clientii, direct sau indirect, cum ar fi: vanzari, comercial, marketing sau client-service.

Printre cele mai frecvente documente administrate in CRM se numara: Oferte, Contracte, Prezentari, Schite, Propuneri, Raspunsuri la email-uri, Reclame, Studii de caz, Minute, Referinte, Formulare, Grile preturi si orice alte documente utile in relatia cu clientii si partenerii.

Cerinte minime pentru implementarea solutiilor de management al documentelor in CRM

Orice sistem trebuie sa ofere, ca functionalitati standard, posibilitatea de a stoca, de a administra si de a proteja documentele organizatiei. Iti recomandam sa urmaresti cateva cerinte cheie in ceea ce priveste functia de management al documentelor la un sistem CRM implementat:

  • Acordarea de drepturi diferentiate la documente: pe departamente, dar si din punct de vedere interactiune, adica citire, scriere, modificare.
  • Atasarea de documente pe o structura logica – fie elemente de vanzari (pe clienti, intalniri clienti, oferte etc.) fie pe foldere.
  • Securitatea documentelor – protejate sa nu fie descarcate abuziv de cine nu trebuie.
  • Spatiu suficient pentru a pastra toate documentele.

Este o miscare buna sa organizezi electronic toate documentele despre clienti. Necesita disciplina, ai nevoie de procedura de lucru, dar beneficiile sunt clare. Acest lucru va duce la cresterea gradului de adoptie CRM in firma. Am testat si iti putem confirma: managementul electronic al documentelor se potriveste in orice organizatie, in toate firmele care folosesc documente.

5 motive ca sa-ti organizezi documentele in CRM:

  • Tu si echipa ta de vanzari veti gasi foarte rapid orice document cautat. Te duci pe clientul cautat, accesezi documentele lui si gasesti pe loc ”oferta aia”.
  • Ordine si disciplina – nu se pierde nimic.
  • Te asiguri ca agentii de vanzari lucreaza intotdeauna cu cea mai noua versiune a documentelor.
  • Este punct de plecare pentru a construi un ”knowledge base” in firma ta

Lasă un răspuns

Completează mai jos detaliile tale sau dă clic pe un icon pentru a te autentifica:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare /  Schimbă )

Fotografie Google

Comentezi folosind contul tău Google. Dezautentificare /  Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare /  Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare /  Schimbă )

Conectare la %s